Prise en main

Le logiciel Diacamma Asso comprend un grand nombre de paramétrages et peut paraître difficile à configurer aux besoins de votre structure.

Nous vous proposons cette explication pour vous aider à franchir cette première étape dans l’utilisation de cet outil. Un assistant de configuration reprend ces différentes étapes pour vous aider également à configurer ce logiciel.

Suivez pas à pas les différentes phases de réglages. Dans chaque étape, nous ne détaillons pas les fonctionnalités. Nous vous invitons à vous référer au reste du manuel utilisateur pour cela.

Il peut être intéressant de réaliser des sauvegardes au cours de cette procédure. Cela vous permettra, si vous faite une erreur, de revenir à une étape précédente sans tout recommencer (installation comprise).

Vérifiez la mise à jour de votre logiciel

Commencez par vérifiez que votre logiciel est à jour. En effet, nous diffusons régulièrement des correctifs qui ne sont pas toujours inclus dans les installateurs.

Présentation de votre structures

Menu Général/Nos coordonnées

Dans cette écran, vous pouvez décrire les coordonnées de votre structure. De nombreuses fonctionnalités utilisent ces informations en particulier pour les impressions (facture, comptabilité, listing d’adhérents…)

Gestion des adhérents : la saison et les cotisations

Menu Administration/Modules (conf.)/Les saisons et les cotisations

Vérifiez que vous êtes sur la bonne saison active. Vous pouvez également changer les périodes associées à cette saison et lui associer des documents demandés liés à toutes nouvelles cotisations. En début de saison, vous pouvez modifier la liste des différentes cotisations que vous proposez à vos adhérents. Si vous utilisez le module de facturation, l’outil vous permettra d’associer à une cotisation des articles et un montant qui sera utilisé automatiquement.

Gestion des adhérents : activités et équipes

Menu Administration/Modules (conf.)/Catégories

Dans le cas où vous voulez gérer plusieurs activités, équipes ou trier vos adhérents par classe d’âges, veuillez configurer ces différentes listes.

Réglage de votre facturier

Menu Administration/Modules (conf.)/Configuration du règlement

Menu Administration/Modules (conf.)/Configuration commerciale du facturier

Menu Administration/Modules (conf.)/Configuration financière du facturier

Vérifiez que les paramètres du facturier vous correspondent. Vous pouvez aussi ici, configurer le RIB de votre compte bancaire principal ainsi qu’en ajouter d’autres comptes courants. Ces derniers vous seront utiles pour la fonctionnalité « dépôt de chèques » du facturier.

Création de votre premier exercice comptable

Menu Administration/Modules (conf.)/Configuration comptables

Menu Comptabilité/Gestion comptable/plan comptable

Ouvrer votre premier exercice comptable et rendez le actif. Vous devrez aussi créer le plan comptable de cet exercice pour avoir une comptabilité pleinement opérationnelle.

Ajout des adhérents de l’association

Menu Association/Adhérents/Adhérents cotisants

Menu Administration/Modules (conf.)/Importation de contacts

Il vous faut maintenant ajouter les différents adhérents de votre association. Deux solutions pour cela: un par un ou via une importation. Pour les ajouter un par un, vous devez ajouter une fiche pour chacun de vos adhérents. Si vous avez une liste d’adhérents à importer, extrayez-la au format CSV, ODS ou XLS, en respectant la structure de fichier expliquée dans le manuel.

N’oubliez pas de leur attribuer une cotisation, sinon ils n’apparaîtrons pas dans la liste des adhérents cotisants. En cas d’erreur, vous pouvez facilement les retrouver à l’aide de l’outil de recherche.

Notez que pour chaque nouvelle cotisation saisie, une facture non-validée sera générée automatiquement.

Mise à jour comptable

Menu Comptabilité/Gestion comptable/écritures comptables

Menu Comptabilité/Gestion comptable/Modèles d’écriture

Si vous mettez en place Diacamma Asso au cours de votre exercice comptable, vous devrez également saisir les à-nouveaux et le report-à-nouveau de l’exercice comptable précédent ainsi que saisir les écritures du début d’année. Attention: n’oubliez pas que l’ajout d’une cotisation d’adhérent génère une facture ainsi que des écritures comptables associées. Tenez-en compte dans la reprise de votre comptabilité. Pour vous aidez dans la saisie de votre comptabilité, nous vous conseillons d’utiliser les modèles d’écritures. Enregistrez en tant que modèles les écritures récurrentes que vous avez au cours d’une année. Ainsi vous pouvez rapidement compléter votre comptabilité en quelques clics.

Le courriel

Menu Administration/Modules (conf.)/Paramètrages de courriel

Définissez vos réglages pour votre courriel. Le serveur smpt permettra à Diacamma Asso d’envoyer un certain nombre de messages : facture en PDF, mot de passe de connexion, … Vous pouvez préciser comment réagissent les liens “écrire à tous” réagis avec votre logiciel de messagerie.

Les cadres associatifs

Menu Général/Nos coordonnées

Menu Administration/Modules (conf.)/Configuration des contacts

Menu Association/Adhérents/Adhérents cotisants

Dans la fenêtre de vos coordonnées, vous pouvez associer des adhérents comme cadres de votre structure. Utilisez l’outil de recherche et assignez-leur une fonction. Vous pouvez également rajouter des fonctions propres à votre structure.

Depuis la fiche de chacun de vos adhérents, vous pouvez donner à des personnes actives un droit de connexion à Diacamma Asso. Privilégiez une utilisation du logiciel avec un alias et un mot de passe propre à chaque utilisateur. Associez-leur également les droits correspondant à leurs fonctions au sein de votre structure. Enfin, évitez autant que possible l’utilisation de l’alias “admin” qui doit être réservé pour des actions de configuration et de maintenance.

La gestion documentaire

Menu Administration/Modules (conf.)/Dossier

Menu Bureautique/Documents/Documents

Définissez vos différents dossiers vous permettant d’importer vos documents à classer et à partager.

Après avoir parcouru ces points, votre logiciel Diacamma Asso est pleinement opérationnel. N’hésitez pas à consulter le forum : de nombreuses astuces peuvent vous aider à utiliser au mieux votre logiciel.